Реализовано решение по автоматизации Управления договорами
26.6.2008
На базе программной платформы процессно-документационного управления OPTiMA-WorkFlow версии 1.18 нашей компанией было реализовано решение по автоматизации бизнес-процесса Управления договорами.
Указанное решение реализует: 1) Полный жизненный цикл электронного документа Договор от создания, согласования, изменения, утверждения, публикации, рассылки и до архивного хранения; 2) Документооборот Актов выполненных работ в рамках договоров; 3) Управление электронными документами Дополнительное соглашение к договору.
Преимущества решения:
Использование WEB-технологий позволяет организовать обмен информацией как внутри организации, так и с территориально удаленными структурными подразделениями;
Интеграционная платформа системы управления OPTiMA-WorkFlow позволяет создать единое информационное пространство с ERP-системой. Результатом такого взаимодействия является регистрация в системе документооборота данных учетной системы (например, отражение списка фактических платежей по договору);
Гибкая настройка маршрутизации позволяет настраивать в системе произвольные маршруты, в соответствии с практикой обработки документов, принятой в организации. Наличие маршрутизации улучшает управляемость процессами, повышает эффективность работы и взаимодействия сотрудников, а также оптимизирует и повышает прозрачность бизнес-процессов;
Администрирование прав доступа в системе обеспечивает настройку индивидуального доступа пользователя к ее данным. Это повышает персональную ответственность сотрудников за результаты исполнения порученных им операций и обеспечивает конфиденциальность информации;
Создание шаблона бланка договора в электронном виде, автоматическое заполнение полей этого бланка данными документа системы Договор позволяет ускорить процесс создания проекта договора, а также позволяет избежать ошибок, которые возможны при ручном создании документа;
Настройка автоматического присвоения регистрационного индекса документу обеспечивает идентификацию договоров, облегчает процесс ведения реестра договоров и процесс поиска информации в системе;
Организация хранения версий документов, возможность внесения комментариев в процессе согласования и обработки документов позволяет сохранить историю всего жизненного цикла договора;
Настройки системы позволяют хранить как оперативную информацию, так и архивную информацию организации, организовать быстрый и удобный поиск информации. Автоматическое списание документов в архив организации исключает потерю информации;
Отчеты системы позволяют получать оперативные данные о ходе процесса согласования договора, помогают выполнять контроль исполнения обязательств по договорам;
В рамках автоматизации документооборота Актов выполненных работ по договору и Дополнительных соглашений к договору реализован механизм связывания этих документов с документами типа Договор. Предоставлена возможность просмотра всех связанных документов, как из главного документа, так и из подчиненного.
Описанное решение станет гарантией успешной работы и развития любой организации.
